Heute vor sechs Monaten, am 2. März 2024, ging Epic in der Insel Gruppe live. Wie verlief der Go-live?

Marcel Affolter: Aus Projektsicht können wir den Go-live als Erfolg verbuchen, insbesondere im Vergleich zu anderen Implementierungen dieser Art. Wir konnten das Projekt innerhalb des vorgesehenen Budgets und Zeitrahmens abschliessen, und das eigens eingerichtete Command Center mit 150 Mitarbeitenden war rund um die Uhr einsatzbereit. Die intensive Vorbereitung, die wir im Vorfeld des Go-live geleistet haben, hat sich ausgezahlt: Die 10 000 Anwenderinnen und Anwender wurden in 2 300 Kursen auf den Einsatz mit Epic vorbereitet. Dieser Erfolg wäre ohne das aussergewöhnliche Engagement des gesamten KISS- und Epic-Teams sowie der Belegschaft der Insel Gruppe nicht möglich gewesen.

Gab es nach dem Go-live Herausforderungen, die bewältigt werden mussten?

Marcel Affolter: Ja, wie bei jeder grossen Systemeinführung gab es auch nach dem Go-live Herausforderungen, die wir meistern mussten. Der Spitalalltag ist bereits anspruchsvoll, und die Einführung von Epic hat den Druck weiter erhöht. Einige Prozesse sind nun stark integriert und eng verzahnt , wodurch eine gegenseitige Abhängigkeit entsteht, was wiederum zu zusätzlichen Komplexitäten führt. Unsere Supportorganisation war besonders gefordert, da die Anzahl der bis zu rund 24 000 eingereichten Tickets phasenweise die Kapazitäten überstieg. Trotz dieser Herausforderungen haben unsere 1 400 Super-User hervorragende Arbeit geleistet, um die Anwenderinnen und Anwender bestmöglich zu unterstützen – und tun dies tagtäglich nachwievor.

Wie stabil war das System in den ersten Monaten?

Marcel Affolter: Die Systemverfügbarkeit war nach dem Go-live stabil. Dennoch wurde unsere Krisenbereitschaft Ende Juni durch einen Serverausfall auf die Probe gestellt. Dieser Vorfall hat gezeigt, wie wichtig es ist, dass alle Mitarbeitenden die nötigen Schritte zur Handhabung von Ausfallgeräten (BCA) kennen. Wir haben schnell reagiert und entsprechende Massnahmen ergriffen.

Wie geht es jetzt weiter mit dem Projekt?

Marcel Affolter: Am 1. Juli haben wir erste Projektarbeiten in die technische Betriebsorganisation überführt. Im Herbst wird die klinische Betriebsorganisation folgen. Diese Organisationen werden sicherstellen, dass Epic auch nach Abschluss des Projekts kontinuierlich weiterentwickelt und optimiert wird. In unserer letzten internen Infoveranstaltung haben wir detaillierte Informationen dazu gegeben.

Ist Epic bereits eine Erfolgsgeschichte?

Marcel Affolter: Wir sind auf einem guten Weg, aber noch nicht am Ziel. Epic entwickelt sich zu der umfassend integrierten Lösung, die wir uns erhofft haben und die den Spitalalltag erheblich erleichtert. Viele der anfänglichen Schwierigkeiten sind bereits überwunden, und die fortlaufende Weiterentwicklung sowie die Vertiefungsschulungen im Umgang mit Epic finden regelmässig statt und werden gut angenommen. Wir führen auch regelmässig Umfragen durch, um das Feedback der Userinnen und User einzuholen. Erste positive Rückmeldungen, die auf die Effizienzsteigerung in verschiedenen Bereichen hinweisen, konnten bereits in einer Umfrage im August 2024 gesammelt werden.

Natürlich hören wir auch auf kritische Stimmen und nehmen diese sehr ernst, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen. So empfinden zum Beispiel einige die Bedienung von Epic nicht immer intuitiv oder benötigen in manchen Prozessen nachwievor mehr Zeit als vor dem Go-live.

Was sind die nächsten Schritte?

Marcel Affolter: Der Fokus liegt jetzt auf kontinuierlichen Verbesserungen, um Epic noch besser an die Bedürfnisse des Spitalalltags anzupassen. Weiter in die Zukunft geblickt arbeiten wir an der Aktivierung des Echtzeit-Zugriffs auf Patientenakten während des Spitalaufenthalts und untersuchen neue Möglichkeiten, die sich durch den Einsatz von generativer KI in Entscheidungsunterstützungssystemen bieten. Auch in der klinischen Forschung eröffnen sich durch die grösste globale und anonymisierte Patientendatenbank neue Chancen. Es bleibt spannend, und ich bin zuversichtlich, dass wir den Schritt in Richtung digitale Medizin erfolgreich bewältigen werden.

Abschliessend möchte ich mich bei allen Mitarbeitenden bedanken: Sie haben in den letzten sechs Monaten – und auch in der Vorbereitungsphase vor dem Go-live – grosse Geduld, Flexibilität und Einsatzbereitschaft gezeigt. Ihr Engagement und Ihre Flexibilität in den letzten Monaten waren beeindruckend und Epic ist bei der klinischen und technischen Betriebsorganisation in guten Händen.

DANKE – ohne Sie wäre das nicht möglich gewesen.